Datenschutz

Wir freuen uns, dass Sie unsere Webseiten besuchen und bedanken uns für Ihr Interesse am Verein Oberlinhaus und seinen Tochtergesellschaften.

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Webseiten. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

1. Allgemeine Informationen

1.1. Erhebung und Verwendung Ihrer Daten
1.2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
1.3. Ihre Rechte
1.4. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der EU und des EWR
1.5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
1.6. Datensicherheit
 

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten bei Besuch unserer Webseiten

2.1 Einsatz von Cookies
2.2. Informatorische Nutzung
2.3. Einverständniserklärung
2.4. Captcha
2.5. Karten & Navigation
2.6. Kontaktformulare
2.7. Schriftarten
2.8. Social Media Links
2.9. Tag-Manager
2.10. Video-Einbettung
2.11. Webanalyse
2.12. Eingebundene Dienste
 

3. Weitere Funktionen und Angebote (innerhalb und außerhalb der Webseiten)

3.1. Bewerbungen
3.2. Newsletter
3.3. Online-Spende
3.4. Vorlesefunktion
3.5. Terminbuchungen
 

4. Soziale Netzwerke & Externe Links

4.1. Facebook
4.2. Instagram
4.3. Twitter
4.4. YouTube
4.5. Linkedin
4.6. Xing

5. Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“

5.1 Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
5.2 Zweck der Verarbeitung
5.3 Welche Daten werden verarbeitet?
5.4 Microsoft Teams (Umfang der Verarbeitung, Rechtsgrundlagen, Verarbeitungen außerhalb der EU / EWR)
5.5 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
5.6 Empfänger / Weitergabe von Daten
5.7 Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union / Europäischen Wirtschaftsraums
5.8 Ihre Rechte als Betroffene/r
5.9 Löschung von Daten
5.10 Änderung dieser Datenschutzhinweise

Umfang und Art der Erhebung und Verwendung Ihrer Daten unterscheidet sich danach, ob Sie unser Angebot nur zum Abruf von Informationen besuchen oder die von uns angebotenen Leistungen in Anspruch nehmen.

Falls wir für einzelne Funktionen unseres Angebots auf beauftragte Dienstleister zurückgreifen oder Ihre Daten für werbliche Zwecke nutzen möchten, werden wir Sie untenstehend im Detail über die jeweiligen Vorgänge (alle Datenverarbeitungen) informieren. Dabei nennen wir auch die festgelegten Kriterien der Speicherdauer.

Die Weitergabe Ihrer Daten an andere Dritte erfolgt ansonsten nur, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Verantwortlicher gem. § 4 Nr. 9 DSG-EKD ist der Verein Oberlinhaus, vgl. Sie dazu unser Impressum.

Verantwortlich für die Überwachung und Einhaltung des Datenschutzes ist Herr Thomas Althammer.

Dieser steht Ihnen gern für weitere Auskünfte zum Thema Datenschutz unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:

Thomas Althammer
c/o Althammer & Kill GmbH & Co. KG
Roscherstraße 7
30161 Hannover

Ansprechpartner: Julian Lang
jl@althammer-kill.de

Telefon +49 511 330603-0
Telefax +49 511 330603-48
E-Mail kontakt-dsb<at>althammer-kill.de
https://www.althammer-kill.de

Übersicht der Betroffenenrechte (Ihrer Rechte) im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung innerhalb unserer Webseiten gem. den geltenden Datenschutzbestimmungen.

Recht auf Beschwerde bei den Aufsichtsbehörden

Sie haben das Recht sich jederzeit bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu beschweren. Für uns ist zuständig der Datenschutzbeauftragte der Evangelischen Kirche in Deutschland datenschutz.ekd.de

Recht auf Auskunft

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung.

Recht auf Berichtigung

Sie haben jederzeit das Recht auf Berichtigung Ihrer gespeicherten Daten. Sollten Sie Unstimmigkeiten feststellen, können Sie Ihre Daten auch selbst in Ihrem Kundenkonto berichtigen.

Recht auf Löschung / Sperrung

Sie haben jederzeit das Recht auf Löschung Ihrer gespeicherten Daten oder Sperrung dieser für eine weitere Verarbeitung, wenn wir aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zum Vorhalten Ihrer Daten (z.B. Rechnungen) verpflichtet sind, siehe auch Einschränkung der Datenverarbeitung.

Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung

Sie haben das Recht die Datenverarbeitung einzuschränken,

• wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten und diese nicht selbst berichtigen können;
• wenn die Verarbeitung unrechtmäßig sein sollte, Sie selbst jedoch keine Löschung wünschen;
• wenn wir als Verantwortlicher Ihre Daten grundsätzlich nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sollten;
• oder wenn Sie einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob berechtigte Gründe unsererseits für eine weitere Datenverarbeitung Ihren Gründen für den Widerspruch überwiegen.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sollten wir Ihnen (auch zukünftig) Direktwerbung zustellen (z.B. Newsletter), haben Sie jederzeit das Recht dieser Datenverarbeitung zu widersprechen. Auf Ihr Widerspruchsrecht werden sie im Rahmen einer Einwilligung zusätzlich hingewiesen und dieses auch einfach über technische Mittel (z.B. Opt-Out-Link in einem Newsletter) umsetzen können, dies gilt auch für ein mögliches Profiling, welches mit der Direktwerbung unmittelbar in Verbindung stehen könnte.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sofern von Ihnen gewünscht, werden wir Ihre Daten, die Sie uns persönlich zur Verfügung gestellt haben, Ihnen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und / oder an einen anderen Verantwortlichen (z.B. anderer Webshop) übermitteln, letzteres soweit dies technisch möglich ist.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Sofern Sie uns für eine bestimmte Datenverarbeitung eine Einwilligung erteilen sollten, können Sie diese jederzeit widerrufen. Grundsätzlich benötigen wir eine Einwilligung nur in besonderen Fällen, z.B. beim Newsletter-Versand.

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumes findet in der Regel nicht statt. Ausnahmen sind zu jedem Service weiter unten in der Datenschutzerklärung notiert.

Hinweis:

Wir und auch die uns ggf. unterstützenden Anbieter von Webanalysen, eingebundenen Diensten sowie nutzungsbasierter Online-Werbung können Sie nicht anhand Ihrer IP-Adresse identifizieren. Erst ein Abgleich Ihrer IP-Adresse mit Daten Ihres Internet-Providers ermöglicht eine personenbezogene Zuordnung.

Der Verein Oberlinhaus unterliegt dem Datenschutzgesetz der evangelischen Kirche (DSG-EKD).

Wir setzen zudem technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um anfallende oder erhobene personenbezogene Daten zu schützen, insb. gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Angriff unberechtigter Personen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten wird dabei per SSL-Technik (https) verschlüsselt, um Zugriffe unberechtigter Dritter zu verhindern.

Kommunikation per E-Mail

Bei der Kommunikation per E-Mail kann die vollständige Datensicherheit von uns nicht gewährleistet werden, sodass wir Ihnen bei Informationen mit hohem Geheimhaltungsbedürfnis den Postweg empfehlen.

Für Informationen mit einem hohen Geheimhaltungsbedürfnis empfehlen wir Ihnen den Postweg.

E-Mail Verschlüsselung

Um einen PGP Schlüssel und Zertifikat zur verschlüsselten Kommunikation mit dem Verein Oberlinhaus zu erhalten, senden Sie bitte eine Email mit Betreff "security" an support@oberlinhaus.de - Sie erhalten sofort eine automatisch generierte Email.

Für unsere Webseiten nutzen wir Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die im Rahmen Ihres Besuches unserer Webseiten von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt und von diesem auf Ihrem Rechner für einen späteren Abruf vorgehalten werden.

Diese Website nutzt Cookies in folgendem Umfang:

1. Transiente Cookies (temporärer Einsatz)
   • Beispiel:
   • Session-Cookie von Google Analytics (Erläuterung im Kapitel Webanalyse)
2. Persistente Cookies (zeitlich beschränkter Einsatz)
   • Beispiel:
   • Google Analytics (Erläuterung im Kapitel Webanalyse)
   • Cookie Zustimmung
3. Third-Party Cookies (von Drittanbietern)
4. Flash-Cookies (dauerhafter Einsatz)
   • Kommt selten zum Einsatz, achtet auf grafisch anspruchsvolle Inhalte oder Videos

Cookies können grundsätzlich in zwei Kategorien unterteilt werden:

Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf die Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder Sie den Browser schließen.

Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie dann eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können.

Die genutzten Flash-Cookies werden nicht durch Ihren Browser erfasst, sondern durch Ihr Flash-Plugin. Diese speichern die notwendigen Daten unabhängig von Ihrem verwendeten Browser und haben kein automatisches Ablaufdatum. Wenn Sie keine Verarbeitung der Flash-Cookies wünschen, müssen Sie ein entsprechendes Add-On installieren, z. B. „Better Privacy“ für Mozilla Firefox (https://addons.mozilla.org/de/firefox/addon/betterprivacy/) oder Adobe-Flash-Killer-Cookie für Google Chrome.

Mehr Informationen wie Cookies durch spezielle Browser-Plugins abgelehnt werden können, finden Sie auch in der Einleitung zum Kapitel Eingebundene Dienste weiter unten in unserer Datenschutzerklärung.

Uns ist es wichtig, unsere Webseiten möglichst optimal auszugestalten und damit für unsere Besucher attraktiv zu machen. Dazu ist es nötig, dass wir wissen, welche Teile davon wie bei unseren Besuchern ankommen. Dazu setzen wir in unserem Interesse folgende Technologien ein.

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Ihre Bewerbung (Daten) wird nach Eingang von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden anschließend an die Niederlassungs- und Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene oder geeignete Stelle innerhalb des Verein Oberlinhaus und seinen Tochtergesellschaften weitergegeben. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im gesamten Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Beauftragte Dienstleister:

Um Ihre Bewerbungsdaten zu bearbeiten nutzen wir den Dienst von onlyfy.

Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten durch onlyfy und Oberlinhaus entnehmen Sie bitte folgender Datenschutzerklärung

Speicherdauer:

Daten von Bewerbenden werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht.

Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von 1 Jahr gelöscht.

Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden Ihre Daten in unser Personalinformationssystem überführt.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist zulässig für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, gem. § 6 Nr. 5 DSG-EKD (§ 26 Bundesdatenschutzgesetz ).

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach § 6 Nr. 4 DSG-EKD erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Um sich bei unserem E-Mail-Newsletterdienst anmelden zu können, benötigen wir neben Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung mindestens Ihre E-Mail-Adresse, an die der Newsletter versendet werden soll. Etwaige weitere Angaben sind freiwillig und werden verwendet, um Sie persönlich ansprechen und den Inhalt des Newsletters gestalten zu können sowie Rückfragen zur E-Mail-Adresse klären zu können.

Für den Newsletter-Versand verwenden wir in der Regel das sog. Double Opt-In-Verfahren, d.h. wir werden Ihnen erst dann den Newsletter zusenden, wenn Sie zuvor Ihre Anmeldung über eine Ihnen zu diesem Zweck zugesandte Bestätigungs-E-Mail per darin enthaltenem Link bestätigen. Damit möchten wir sicherstellen, dass nur Sie selbst sich als Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse zum Newsletter anmelden können. Ihre diesbezügliche Bestätigung muss zeitnah nach Erhalt der Bestätigungs-E-Mail erfolgen, da andernfalls Ihre Newsletter-Anmeldung automatisch aus unserer Datenbank gelöscht wird.

Sie können einen von Ihnen bei uns abonnierten Newsletter jederzeit abbestellen.

Durch Anklicken des entsprechenden Links am Ende des Newsletters.

Wir unterhalten neben dieser Webseite auch Präsenzen in unterschiedlichen sozialen Medien oder externen Webseiten, welche Sie über entsprechende Schaltflächen auf unserer Webseite erreichen können. Soweit Sie eine solche Präsenz besuchen, werden ggf. personenbezogene Daten an den Anbieter des sozialen Netzwerks oder der externen Webseite übermittelt.

Wir weisen Sie darauf hin, dass hierbei Nutzerdaten auch an einen Server in einem Drittland übermittelt werden und damit außerhalb des Raumes der Europäischen Union verarbeitet werden können.

Es ist möglich, dass neben der Speicherung der von Ihnen in diesem sozialen Medium oder externen Webseite konkret eingegebenen Daten auch weitere Informationen von dem Anbieter des sozialen Netzwerks oder der externen Webseite verarbeitet werden.

Überdies verarbeitet der Anbieter des sozialen Netzwerks oder der externen Webseite ggf. die wichtigsten Daten des Computersystems, von dem aus Sie dieses besuchen – zum Beispiel Ihre IP-Adresse, den genutzten Prozessortyp und Browserversion samt Plug-Ins.

Sofern Sie während des Besuchs einer solchen Webseite mit Ihrem persönlichen Benutzerkonto des jeweiligen Netzwerkes eingeloggt sind, so kann dieses Netzwerk den Besuch diesem Konto zuordnen.

Zweck und Umfang der Datenerhebung durch das jeweilige Medium sowie die dortige weitere Verarbeitung Ihrer Daten wie auch Ihre diesbezüglichen Rechte entnehmen Sie bitte den jeweiligen Bestimmungen des jeweiligen Verantwortlichen.

Auch weisen wir darauf hin, dass unsere Webseite weitere Verlinkungen auf externe fremde Webseiten enthält, wobei wir auf die Verarbeitung der Daten auf diesen fremden Webseiten keinen Einfluss haben.

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Facebook-Fanpage. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Facebook-Profil, Bilder, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse.

Wir nutzen Facebook und sind für den Betrieb der Facebook-Fanpage gemeinsam verantwortlich (zusammen mit Facebook). Die Facebook-Fanpage dient vor allem als Kommunikationsplattform für Kunden, Mitglieder, Event-Teilnehmer, Interessenten, Bewerber, Spender und Freunde des Vereins und seiner Gesellschaften.

Zusätzlich erhalten wir von Facebook Statistik-Informationen über die Beliebtheit unserer Facebook-Fanpage (z.B. Anzahl der Seitenaufrufe, Anzahl der „Gefällt mir“ Angaben). Die Art und Weise wie diese Daten erhoben und verarbeitet werden liegt im Verantwortungsbereich von Facebook.

Die sich durch die gemeinsame Verantwortlichkeit ergebenden Pflichten finden Sie unter: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

Facebook Ireland Ltd.

Verantwortlich für das gesamte Soziale Netzwerk „Facebook“ ist die Facebook Inc., 1601 S California Ave, Palo Alto, California 94304, USA.

Vertreterin in der EU ist die Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Ireland.

Datenschutzbeauftragter Facebook:

Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten für Facebook Ireland Ltd.

Datenverarbeitung durch uns

Wir bieten Ihnen auch die Möglichkeit unsere Beiträge zu kommentieren, Bewertungen abzugeben oder mit uns über den Facebook-Messenger in Kontakt zu treten. Ihre Beiträge können grundsätzlich von jedermann weltweit im Internet abgerufen werden. Auf den Inhalt der Messenger-Kommunikation kann jedoch nur Facebook selbst zugreifen, z.B. im Rahmen der IT-Administration.

Zudem nutzen wir die von Facebook bereitgestellten Statistik-Information „Insights-Daten“ zum Zweck der Optimierung unserer Facebook-Fanpage (Verbesserung des Angebots). Mehr Informationen zu den „Insights-Daten“ finden Sie unter:

https://www.facebook.com/business/a/page/page-insights

Speicherdauer Ihrer Daten

Im Prinzip besteht für die Veröffentlichung von Fotos und Ihren Beiträgen keine festgelegte Speicherdauer, sodass wir Fotos und Ihre Daten löschen, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist (die Daten, die wir auch tatsächlich selbst löschen können), oder die Verarbeitung einschränken, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z.B. die über den Facebook-Messenger ggf. übertragenen Daten an unsere E-Mail-Adresse).

Sie können Ihre Beiträge jederzeit auch selbst von unserer Facebook-Fanpage löschen.

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung

Wir betreiben unsere Facebook-Fanpage im eigenen Interesse, um mit Kunden, Interessenten und Nutzern kommunizieren und über unsere Angebote, Waren und Veranstaltungen informieren zu können, gem. § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

Die von Facebook bereitgestellten Statistik-Informationen „Insights-Daten“ verarbeiten wir im eigenen Interesse zur Optimierung unserer Facebook-Fanpage, gem. § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

In Einzelfällen kann die Verarbeitung Ihrer Daten auch im Rahmen einer (vor-)vertraglichen Beziehung zulässig sein (z.B. persönliche Kommunikation zu einer unserer konkreten Dienstleistungen über den Facebook-Messenger), gem. § 6 Nr. 5 DSG-EKD.

Für die Ausnahmefälle, in denen personenbezogene Daten an Facebook in die USA übertragen werden, hat sich Facebook dem EU-US Privacy Shield unterworfen,

https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework.

Datenverarbeitung durch Facebook

Die Zusammenstellung der Statistik-Informationen „Insights-Daten“ erfolgt im Verantwortungsbereich von Facebook, nähere Informationen hierzu finden Sie unter:

https://www.facebook.com/business/a/page/page-insights

Alle Informationen zur Erhebung und Verwendung Ihrer Daten durch Facebook finden Sie unter:

http://www.facebook.com/policy.php (Datenrichtlinie)

http://www.facebook.com/help/186325668085084 (Like-Button)

Hinweis zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens:

Facebook speichert Ihre Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung ihrer Webseiten. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unseren Webseiten zu informieren.

Ihnen steht ein Widerspruchsrecht gegen die Bildung dieser Nutzungsprofile zu, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an Facebook richten müssen, siehe Facebook Datenrichtlinie.

Widerrufsmöglichkeiten (Einstellungen) zu Facebook-Werbeanzeigen finden Sie unter: https://www.facebook.com/ads/preferences/?entry_product=ad_settings_screen

• Instagram (Instagram Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA, 94025, USA

• Datenschutzerklärung und Opt-Out Möglichkeit: https://help.instagram.com/155833707900388

• Twitter (Twitter Inc., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA):

• Datenschutzerklärung https://twitter.com/de/privacy
  • Opt-Out Möglichkeit:: https://twitter.com/personalization

• Google und YouTube (Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA):

• Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy,
  • Opt-Out Möglichkeit: https://adssettings.google.com/authenticated,

• Linkedin (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland)

• Datenschutzerklärung: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy,
  • Cookie-Policy: https://www.linkedin.com/legal/cookie-policy

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (nachfolgend: MS Teams) informieren.

Verantwortliche Stelle:

Oberlinhaus 
Rudolf-Breitscheid-Straße 24
14482 Potsdam

Örtlich Beauftragter für den Datenschutz:

Althammer & Kill GmbH & Co. KG
Anschrift: Roscherstraße 7, 30161 Hannover
Tel.: +49 511 330603-90
E-Mail: kontakt-dsb@althammer-kill.de

(1) Die Freigabe von personenbezogenen Daten in dem cloudbasierten Kollaborationstool Microsoft Teams (OneDrive und SharePoint) und die Nutzung von Cloud-Systemen insgesamt dient dabei konkret den folgenden Zwecken: 

• Telefonkonferenzen

• Videokonferenzen und/oder Webinare (nachfolgend: „Online-Meetings“)

• Aufzeichnungen von Telefon und Videokonferenzen/Webinaren zum Zwecke der Transkription und Zusammenfassung (Protokollerstellung)

• dauerhafte und ortsunabhängige Abrufbarkeit der Dokumente, 

• Ermöglichung eines standortunabhängigen Arbeitens,

• Einbeziehung Dritter / Externer bei der Bearbeitung von Dokumenten und Daten,

• effizientere und schnellere Abläufe, 

• vereinfachte Planung, 

• Steigerung der Flexibilität. 

(2) Mit der Nutzung von Teams werden insbesondere folgende Ziele verfolgt: vereinfachte und unkomplizierte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und Auszubildende durch Übertragung von Meetings in Echtzeit und unmittelbarer Austausch im Chat, erleichterte und effizientere Gruppenarbeit, Flexibilität sowie orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit. Hierbei werden je nach Fall personenbezogene Daten wie Name und E-Mail-Adresse verarbeitet.

Bei der Nutzung von MS Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Im Rahmen unser Online-Meetings über Microsoft Teams werden folgende Daten verarbeitet: 

• Kommunikationsdaten (Ihrer E-Mail-Adresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben) 

• Informationen zur Hard- und Software  

• Personenstammdaten (Vorname, Nachname, Telefon [optional], E-Mail-Adresse, Profilbild [optional]) 

• Inhalte des Onlinemeetings (wenn Sie personenbezogen mit Beiträgen in Wort und / oder Schrift in Erscheinung treten) 

• Authentifizierungsdaten  

• Logfiles, Protokolldaten 

• Metadaten (z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, Thema, usw.) 

• Profildaten (z.B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben) 

• Bei Aufzeichnungen (optional): Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. 

• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. 

• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. 

• Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. 

(1) Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme über Video / Audio an unseren „Online-Meetings“ anbieten. 

a) Microsoft Teams ist Teil von Microsoft 365. Microsoft Teams ist ein Kollaborationstool, welches auch eine Videokonferenzfunktion beinhaltet. Microsoft 365 ist eine Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA. Als unser Dienstleister zur Bereitstellung der Microsoftdienste fungiert Microsoft Ireland Operations Limited (EU).

b) Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden kann. Die Teilnahme kann als Gast erfolgen (Mit Angabe bestimmter personenbezogener Daten). Alternativ kann für eine einmalige Teilnahme ein Link zum Meeting zur Verfügung gestellt werden. Die Eröffnung eines Nutzerkontos oder die Eingabe personenbezogener Daten ist dabei nicht erforderlich. Sie können jedoch Ihren Namen eingeben. In jedem Fall werden Nutzungsdaten wie die IP-Adresse verarbeitet. Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies stellt für die Nutzer von Microsoft Teams ein Datenschutz-Risiko dar.
Wir haben mit dem Anbieter Microsoft Ireland Operations Limited (EU) Datenschutzvereinbarungen (Auftragsverarbeitungsvertrag inkl. weiterer Garantien) abgeschlossen, um ein Mindestmaß an Datenschutz zu garantieren. 

c) Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen Einfluss haben. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen.

d) Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft Teams erhalten Sie in den Datenschutzhinweisen von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und Microsoft Teams unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten. Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. 
Sofern eine Datenübermittlung in die USA stattfindet, wurden zwischen Microsoft Ireland Operations Limited (EU) und Microsoft Corporation für die Übermittlung personenbezogener Daten im EWR an Stellen, welche im Drittland ansässig sind und kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten (z.B. die USA), wie nach § 10 DSG-EKD i.V.m. Art. 93 Abs. 2 DSGVO, Art. 46 DSGVO gefordert die sog. EU-Standardvertragsklauseln (Beschluss der Europäischen Kommission 2021/914/EG vom 04. Juni 2021) abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren.

e) Die Datenschutzvereinbarung (DPA) mit Microsoft können Sie unter: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA abrufen.

(2) Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Vor Beginn der Aufzeichnung werden alle Kameras und Mikrofone ausgeschaltet. Wenn eine Aufzeichnung gestartet wird, ist dies über die Teams-App ersichtlich.
Sollten Sie ihre Zustimmung nicht erteilen, dürfen Sie ihre Kamera und das Mikrofon nicht einschalten. Eine Aufzeichnung ihres Bildes und Tones findet dann nicht statt. 
Sie können ihre Zustimmung für die weitere Aufzeichnung widerrufen, wenn Sie die Kamera und das Mikrofon ausschalten. Eine Aufzeichnung findet dann nicht weiter statt. 

(3) Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Sollten Sie ihre Zustimmung hierfür nicht erteilen, dürfen Sie keine Nachrichten in den Chat stellen. 

(4) Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten. In diesem Falle werden wir Sie vorher darüber informieren.

(5) Wenn Sie Teams nutzen, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl etc.) bis zu 30 Tage bei Teams gespeichert werden.

(6) Die in „Online-Meeting“-Tools wie Teams bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.

(1) Soweit personenbezogene Daten von unseren Mitarbeitenden verarbeitet werden, ist § 49 DSG-EKD die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von MS Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von MS Teams sein, so ist § 6 Nr. 4 DSG-EKD die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

(2) Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ § 6 Nr. 5 DSG-EKD, soweit die Meetings im Rahmen von (Vor-) Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

(1) Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Mitarbeitenden, Kunden, Interessenten oder externen Partnern und Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind (z.B. Falldokumentation).

(2) Weitere Empfänger: Microsoft als Anbieter von MS Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den unter 3. Aufgeführten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit MS Teams vorgesehen ist: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA   

(1) Als unser Dienstleister zur Bereitstellung der Microsoftdienste fungiert Microsoft Ireland Operations Limited (EU). Unsere und Ihre personenbezogenen Daten werden auf Servern in datenschutzrechtlich als sicher anerkannten Ländern innerhalb der EU bzw. des EWR gespeichert. 

Aufgrund des sogenannten „Cloud Acts“ und des „Foreign Intelligence Surveillance Acts“ kann aber nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden Zugriff auf diese Daten erhalten. 

(2) Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert (siehe Seite 7 DPA): https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA

(3) Microsoft hält sich an die datenschutzrechtlichen Anforderungen des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz in Bezug auf die Erhebung, Nutzung, Übermittlung, Speicherung und sonstige Verarbeitung personenbezogener Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz (Anlage 1 des DPA). Alle Übermittlungen personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation unterliegen geeigneten Garantien, wie sie in Art. 46 DSGVO beschrieben sind. Rechtsgrundlage hierfür ist die Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrags mit Microsoft nach § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

(4) Weitere Informationen zu Art und Umfang der Datenverarbeitung durch Microsoft erhalten Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. 

(5) Einstellmöglichkeiten und sonstige Informationen zum Schutz Ihrer Daten erhalten Sie unter: https://www.microsoft.com/en-us/licensing/product-licensing/products#OST.

(1) Sie haben folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden Datenverarbeitung:

• Recht auf Auskunft zu Ihren gespeicherten Daten (§ 19 DSG-EKD),
• Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten (§§ 20, 21 DSG-EKD),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (§ 22 DSG-EKD),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 24 DSG-EKD),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (§ 25 DSG-EKD)

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD) von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen. Richten Sie sich in diesem Fall bitte an die unter Nr. 1 dieser Hinweise genannten Kontaktadressen. In diesem Fall können wir Ihnen leider nicht mehr die Möglichkeit der Zusammenarbeit via Microsoft 365 anbieten.

Eine Auskunft zu Ihren von uns gespeicherten Daten erhalten Sie zum Teil bereits mit diesen Datenschutzhinweisen (Informationspflichten gem. §§ 16, 17 DSG-EKD / Art. 13, 14 DSGVO). Das schließt selbstverständlich nicht aus, dass Sie eine Auskunft jederzeit einholen können, weil wir möglichweise in Zukunft auch (neue) Daten von Ihnen für weitere Zwecke, die in diesen Datenschutzhinweisen nicht aufgeführt sind, verarbeiten könnten.

Sie haben zudem das Recht, sich bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (§ 46 DSG-EKD), falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) bzw. die Datenschutzgrund-Verordnung (DSGVO) verstößt.

Die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist:

Datenschutzaufsicht (Der Beauftragte für den Datenschutz der EKD) 
Lange Laube 20, 30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
Website: https://datenschutz.ekd.de

(2) Von Ihren Rechten können Sie jederzeit Gebrauch machen. Wir erläutern Ihnen auch gern in Ruhe die Details sowie mögliche Einschränkungen der einzelnen Rechte, kommen Sie diesbezüglich einfach auf uns zu. Unsere Kontaktdaten finden Sie unter Nr. 1 dieser Hinweise.

(3) Weitere Informationen bzgl. Ihrer Betroffenenrechte gegenüber Microsoft erhalten Sie in den Datenschutzhinweisen von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und Microsoft Teams unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. 

(1) Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Ansonsten erfolgt die Löschung automatisiert nach 30 Tagen. 

(2) Verwendungsberichte, die z. B. die Einwahldaten und andere Informationen zur Aktivität beinhalten, werden spätestes nach 180 Tagen gelöscht. Weitere Informationen erhalten Sie unter https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-activity-reports und https://docs.microsoft.com/de-DE/microsoftteams/teams-analytics-and-reports/teams-reporting-reference?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH.

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. 

Falls Sie weitere Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an die unter Nr. 1 genannten Stellen.

Stand: Juni 2026